オフィスで仕事をしていて、他人のPC画面を眺めていると効率的に仕事をしていると人と非効率に仕事をしている人の違いがわかって面白いです。
って、面白がっているわけにはいきませんね。
多くの日本企業ではホワイトカラーの生産性について明確な指標が定められておらず効率的に仕事をしても非効率に仕事をしても給料は変わらないということが普通に起こっています。
また、効率的に仕事をこなして残業せずに帰る人、非効率に仕事をこなして残業ばかりしている人で比べた時に、非効率に仕事をしている人の評価の方が高くなることすらあります。
ホワイトカラーの業務は作成した資料の量で測れるようなものではないので、業務の評価方法は非常に難しい問題です。
ちなみに、資料の量で測れないのは単に手が速いだけで役に立たない資料を量産してもしょうがないからですね。
さて、そんなわけで、今日は業務効率についての考えを書いていきます。
最低限のパソコン操作は覚えよう
企業で働いていると様々なバックグラウンドの従業員がおりますので、パソコンを使える人、使えない人もいます。
現在の企業活動においてオフィス内で働いているのであればパソコンを使える人と使えない人では使える人の方が業務効率が良いというのはほとんどのケースで当てはまるでしょう。
そんな状況にも関わらず自分はパソコンは使えなくても良いとか思っているのかまったく勉強しない人もいます。
これって普通に考えれば会社にとってはマイナスなのになぜか多くの企業でこんな人たちを多く見かけます。
たぶん、これは会社の上位層にいくほど年齢層が高くなり、パソコンが使えない人が多くパソコンを使えるようになれというようなことが言えないのでしょうね。
もしそうだとするとまったくナンセンスなことですね。
パソコン操作は覚えれば、劇的に業務処理のスピードはあがるので、自社に必要な最低限の操作を学ぶべきです。
なんなら、自社向けにパソコン検定を作って定期テストをしても良いでしょう。
大げさな話ではなく、これをやらないがために無駄な時間をかけている日本企業は大変多いです。
今パソコンが使えない人が一念発起してパソコンが使えるようになるだけで、単純処理のスピードが劇的に改善されますので、取り組んでいない人・企業はすぐに取り組んだ方が良いですね。
ショートカットを覚えよう
よくやる操作はショートカットを覚えておくということも業務の効率化には役立ちます。
よくやる操作についての考え方は、「神速Excel」で学べます。
Excelの操作の大半はセルの選択にあるという観点は、言われてみればごもっともという話で、これを高速化することでExcel業務が劇的に速くなります。
私はまだまだショートカットを使いこなせていませんが、そろそろショートカット一覧を紙出しして手元においておこうと思います。（っていうか、これは取り組みが遅いな）
パソコンを使った業務でExcelを使うことが私は大変多いので、Excel操作の効率化はそのまま業務処理スピードの向上に直結します。
他にもメールではOutlookを使っていますし、自分がよく使うアプリケーションのショートカットや効率的な使い方はぜひ覚えるべきです。
パソコン操作に限らず暗黙知を形式知へ
パソコン操作は本やネットで学ぶことができますし、同僚の詳しい人に聞くことも容易でしょう。
一方で企業内の手続きについては暗黙の了解みたいなこともあり、中途入社社員などには理解できないようなことも多いのではないでしょうか。
暗黙知を知っている人は、知らない人がいるということを気にしないため、そこが非効率になっているということに気づかないでしょう。
ただ、自分が業務を効率よくやっていると考えている人はそれを周りにも伝えるべきです。
自分の業務ノウハウを自分で囲っているうちは三流です。
自分の業務ノウハウを周りにも使ってもらい自分のやり方が効率的・効果的だということを企業内に伝播することで企業としての成長を促すことが最終的には自分の評価にもつながります。
私の周りでは何故か狭い世界で何かと戦っている人が多いように感じていますので、良いと思うことは積極的にみんなに伝えて反応をみた方が自分の周りとの立ち位置なども確認できるので、良いことだらけです。
まとめ
パソコン操作は知っている人は非常に速く色々な操作をこなします。
ただし、操作が速いからと言ってそれが効果的ということにはならないため、注意が必要です。
まぁ、パソコン操作が遅いよりも速い方が多くの場合には役に立ちますので、業務でパソコンを使うのであれば、まずは苦手意識を持たず使いながらよくやる操作の効率的な操作方法を学びましょう。
毎日触っている操作はかならずショートカットする方法があるはずです。
毎日やっている操作がショートカットされることで、年間を通して考えれば多くの時間が捻出されるはずです。
そして、自分が良いと思っている仕事のやり方はぜひ周りの人に伝えてください。
伝えることで周りの仕事のやり方もかわり、ひいては会社全体の成績も上向きになる効果を生み出す可能性があります。
自分の中に閉じこもっているうちは大きな成果は生みません。
企業で働いている以上は、企業として強くなる方法を模索した方が楽しく仕事ができますので、自分の殻に閉じこもっている人は、ぜひ周りと業務のやり方について共有してみほしいですね。
