仕事でも何でも思いついたことはメモしておいた方が何かと都合が良いです。
仕事において最近はメール、電話、チャット、会議など色々な手段でタスク依頼を受けることがあるため、特にタスクを覚えておくために私は備忘録の作成が必須になっています。
メールやチャットであればその手段の特性上、はじめからテキスト化されているので必ずしも備忘録は必要ないと思うかもしれません。
しかし、手元にあるタスクを整理してどのような順番で取り掛かるかを考えるためにテキスト化されている情報も改めて同じ土俵の上で整理してあげると優先順位を検討することが楽になります。
会議の場合は多くのケースで議事録を作成するかと思いますが、議事録は会議の参加者と共有して認識合わせをすることにも役立ちます。
電話の場合も電話で話した内容をメールやチャットで改めてテキストで共有しておくと互いの認識齟齬を抑制することができます。
会議や電話のようなオーラルコミュニケーションが主たる伝達手段の場合は互いの認識を正確に共有することは難しいです。また、テキストのみのコミュニケーションの場合も認識齟齬を回避することは難しいです。一つの事柄であっても色々な手段で認識共有をすることで認識齟齬を回避することができるのです。
つまり備忘録の作成は自分のためだけでなく組織で円滑に仕事をする上で必要なのです。
あの時、誰々さんは何を言っていたのかを思い出したいという時も備忘録（議事録）をとっておけばすぐに確認をすることができます。
備忘録の取り方にもよりますが、このようなケースでは一字一句間違えずにということは求められないですし、重要な発言であればメモを取っているでしょうから正確な備忘録でなくても十分です。
IT技術の発展により会議を常に録音しておくということもできるような環境が整ってきています。
ただ、このように環境が整うと逆に会議に集中しなくなるため、誰かの発言をしっかりと聞くということが疎かになってしまいます。そうならないために、自分で会議のメモを取っておいた方が良いでしょう。将来的には録音した会議の内容に検索をかけて目的な発言を見つけるということもできるかもしれませんが、それにしても検索するための記憶が重要になるため、メモはあった方が良いでしょう。
会議の際のメモは重要な発言をメモしておくという側面もありますが、その会議の内容から次に実施することや質問事項をメモしておくということもできます。
会議のメモは単純に発言だけをメモするものではありません。
会議の目的や業務の目的を考えてメモを作成することで、仕事の成果を最大化するのです。
スマホで簡単にボイスメモを取れるようになったからといって、これに頼っていると結局情報が頭に入らないため、仕事で使うことができません。
情報は使わないと知識として定着しません。便利な機能を使いこなしているようで、その実態はまったく仕事に使えないという状況を生み出すことになるのです。いや、この場合何も生み出すことができないのです。
メモの重要性という観点で、自分の考えを整理する上でメモをとりながら考えるという行為が有用です。
メモの取り方は人それぞれではありますが、情報を共有するという観点では口頭ではなくテキストに残す、ビジュアルイメージに残すという行為は非常に重要なことです。
これを怠っていると仕事で成果を上げることは難しいでしょう。
まずはどのような形式であれメモを取って、そのメモの内容を仕事に使うということを覚えていくとメモの重要さに気づきます。
そして、目的別のメモの取り方は様々ですので自分流のメモの取り方が思い浮かばなければ、メモの取り方については色々な本が出ていますので興味があれば読んでみることをお勧めします。
過去には以下のような書籍を紹介しております。
最後にメモを取る媒体についてですが、紙でも電子でも良いとは思いますがメモは分散させないことをお勧めします。
目的別にメモ帳を用意すると、メモが散逸してしまい見返すのが難しくなります。
メモを取る媒体に一定のルールを設けて、すぐにアクセスできる状態を作っていれば複数媒体を使っても良いとは思います。
メモは忘れた時にいつ頃書いたかという記憶から検索をかけることが多いので、そのメモの使い方に耐えうるルールと媒体を選ぶと良いでしょう。
私は現在、iPadのNotabilityアプリでメモを作成しており、クラウドでiPhoneともメモを共有しています。
ちょっとしたメモは付箋紙にも書きますが、覚えておきたい内容はiPadにも書くことにしています。
Notabilityは手書きで書いた文字も検索がかけられるのでいつ頃書いたかだけでなく内容からの検索もある程度できるのが便利です。もちろん識字率を上げるためにある程度丁寧にメモを書く必要はありますが、私の汚い走り書きでも結構検索できるので驚くです。
メモアプリを探している人はNotabilityを利用してみても良いでしょう。
仕事をする上でメモを取る備忘録を作成するということは良い仕事をする土台であると考えています。集中して話を聞く姿勢を作る上でメモは取らないという意見を読んだこともありますが、それって一回聞いたことが頭にすぐ入る人でないと難しいと考えます。
多くの人は一回聞いたことをすぐに覚えることはできないでしょうから、メモを取った方が良いです。メモの取り方は色々な手法がありますが、相手の発言だけでなく、自分の考えも合わせて書いていくという手法が脳を活性化させて良い仕事の成果につながると考えます。
ぜひ本記事を読んだ人には自分なりのメモ作成に取り組んでほしいです。
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