仕事の依頼をするときにはどんなルールがありますか？
部下への依頼、社内の部門をまたぐ依頼、会社をまたぐ依頼などなど依頼する相手によって様々なルールがあることでしょう。
もしかすると明確なルールは決められていないかもしれません。
いずれにしても、eメールが普及したことによりeメールで仕事の依頼をすることが多いのではないでしょうか。
しかし、私はしばしばeメールの依頼において問題が起きていると感じています。
特に新型コロナウイルス対応にて、テレワークをすることが増えている状況ではeメールの依頼がますます増えており、問題がおきないように改めてeメールで仕事を依頼する際に気をつけたいことを記載しておきます。
eメールは即時性のないコミュニケーション手段
まずeメールがどのようなコミュニケーション手段なのかを再確認しておく必要があります。
以前、以下の記事でも記載しましたがeメールはチャットと違って即時性を求めないコミュニケーション手段であります。
従って、eメールを利用して急ぎの依頼をしてはいけません。
eメールでの仕事の依頼はある程度期間に余裕を持ったものでなければいけません。
eメールでの仕事の依頼においては、eメールを出した当日に依頼を遂行してほしいという依頼をするべきではありません。
もし簡単な依頼のため、当日依頼当日遂行が可能であろうと自身で思ったとして、eメールを出した当日に依頼を遂行してほしいということであれば、依頼先に対応可能であるかをeメール以外の方法（たとえば電話）で確認しておく方が後々問題にはならないでしょう。
この確認を怠って、依頼先が依頼を遂行しなかったとしても、これは依頼主の責任です。
相手が正確に依頼内容を認識する保証はない
eメールは文章のみのコミュニケーションです。よほど文章を書くのに自信がない以上は、文章のみのコミュニケーションで相手が正確に依頼主の依頼内容を認識できるという保証はありません。
また、前述のeメールは即時性のないコミュニケーションであると関連しますが、そもそも依頼先が依頼のeメールを読んでいるという保証もありません。
eメールが普及したことにより、eメールでの依頼が常態化したことで、eメールを読まない社会人は信用が低下するため、読まない可能性は低いとも思います。
しかし、人によっては全く読みません。
あまつさえ、eメールを読まないことを正当化する社会人もいます。
eメールで依頼するのであれば、最低限依頼を受けてもらえるのであれば、依頼先には依頼を受けたことを返信にて伝えてもらうように依頼すべきです。
なぜかこの当たり前の確認をせずにeメールを送ったのに対応してもらえないと嘆く人がいるのをみると私が嘆きたくなります。
本当に依頼したいのであれば、eメールだけで依頼するのは詰めが足りないとしか言えません。
依頼のeメールを送るのであれば、最低限以下の内容は含めておくべきです。
- 依頼内容
- 依頼期限
- 対応可否に関する返答依頼
さらに依頼期限通りに対応されないことも考慮して、自身の業務期限には少し余裕をもたせておくべきです。上記の内容を含めた上で、対応可否に関する返答期限を自身の業務スケジュールには設定しておきます。
そして、返答期限の前に依頼先からの返答がなければ再度eメールで状況確認をするか、チャットや電話など別のコミュニケーション手段で確認をとると良いでしょう。
まとめ
eメールを利用した仕事の依頼方法は、依頼を送って終わりではありません。
しかし、eメールが業務遂行をする上で当たり前になってきたことにより、eメールにより詰めの甘い依頼が多くなっています。
また、何をしてほしいのかわからない依頼メールもあります。
eメールは長文になるほど読んでもらえない可能性も高くなるため、eメールで依頼するのであれば要件を簡潔に伝える工夫をすべきです。
eメールは郵便の置き換えとして到達性を向上し、到達時間を大幅に縮めました。
便利なツールではありますが、気をつけるべきポイントを外して使うと無用のトラブルを呼び込むツールにもなりえます。
今一度自分のeメールの使い方が、自社の業務ルールや文化にあっているか確認し、eメールを自分の業務に効果的に使えるようにしましょう。。
