自分の働き方に無駄が多いなと思っている時に、タスク管理のやり方が悪いのかしらと気になることはありませんか？
私には定期的にそういうことが気になる波がやってきます。
そんな時は、自己啓発関係の本で仕事のやり方とかタスク管理についての本を探して読んでいます。
今回は、マンガでさらっと読めるタスク管理の方法が書いてある「残業を減らし定時で帰る仕事術～SE女子のタスク管理奮闘記～」を読みましたので、本書の内容も踏まえて最近私が実施しているタスク管理方法について紹介します。
本書について
本書は、全5章で構成されているエッセイマンガでタスク管理の方法について説明されております。
まず第1章で、仕事が終わらない理由について言及します。
次に第2章で、仕事を増やさない（安請け合いしない）ことを説明します。
そして、第3章で、自分の作業スピードを把握するために時間を記録することの大切さが説明されます。
第4章では第3章の内容を踏まえて、時間帯毎に得意な作業があることを認識させてくれます。
最終第5章では、初心にかえるというかタスク管理をしっかりと行い残業を減らす目的は何かを常に考えて、業務に集中することの大切さを説いています。
以上の構成により、タスク管理の方法が短時間で理解することができるので、本書はタスク管理の入門書としては非常に入りやすい内容となっております。
特にポイントとなるのが第3章で、自分の作業スピードをしっかりと記録して測ることでしょう。
業務を遂行するための各タスクを自分でやるのにどれほどの時間がかかるかがわからなければ、そもそも作業の計画がどうしても甘くなってしまいますからね。
また、この3章で説明している作業毎の時間を記録することで、4章で説明している時間帯によって得意とする作業が違うということにも意識を向けられるのです。
タスク管理ツールの話
本書で紹介しているタスク管理ツールは次の3点になります。
各々のツールは上記リストのURLから確認してもらえば良いと思います。
TaskChuteについては本書にも記載がありますがExcelベースのツールのため、会社でExcelが使えるのであれば、当然会社の外部ソフト利用規定と照らし合わせた上での利用検討は必要ですが業務中に利用してもあまり問題になることは少ないでしょう。
そして、本ツールは各タスクの実行時間の管理もできるため、本書で薦めるタスク管理に適したツールとなっています。
著者が本ツールを利用しているので当然ですね。
ちなみに私がタスク管理で利用しているツールは、Microsoft365のTo-Doアプリになります。
このTo-Doアプリは、Outlookと連携されているのでメールで発生する依頼事項をそのままTo-Doとして管理することができるので非常に便利で最近重宝しています。
私は一日に届くメールの量が多いので、メールを処理しながら対応が必要な依頼は一旦メールにフラグをつけつつ、To-Doに放り込むようにしています。
メールの処理が完了したら、放り込んだTo-Doの一覧と必要であればフラグをつけたメールを再確認して各To-Doに期限をつけていきます。この時に優先度の高いTo-Doはリストの上に持ってきて作業順番を決めます。
ここまでやった後で上から順にTo-Doをこなしていきます。
メールから発生した依頼事項以外も業務中は常にWeb版のOutlookが起動している状態になっているので、電話などで入ってきた依頼事項もTo-Doに入れて忘れないようにしておきます。
そして、仕事の隙間時間にTo-Doリストを前述の方法で見直して常に優先度の高いタスクをTo-Doリストの上にあげておくことにしています。
このTo-DOアプリでは各To-Doにどれぐらいの時間を必要とするかをこれだけでは判断できません。必要であれば各To-DoをそのままOutlookのスケジュールに登録しても良いのですが、私はそこまではやっていません。
だいたい朝一に全体のTo-Doを眺めて、その日にやるTo-Doを決めて作業に取り掛かることでよっぽどのことがなければその日のTo-Doは消化できるようになりました。
自分がどのような作業にどれぐらいの時間をかけるかを把握しているから、作業量を自分でコントールできるようになってきているようです。
また、あまりガチガチにスケジュールを固めると気持ちに余裕がなくなるので、逆にやりづらくなるなということもありました。
過去の経験を踏まえて、現在のところ今の方法で落ち着いているのですが、もっと良いやり方や面白そうなやり方をみつけたら働き方を変えるかもしれません。
そもそも昔は付箋紙にTo-Doを書きだして、終わったら消すという方法もやっていました。
ちょうどこの付箋紙でやっていたTo-Do管理をデジタルに置き換えたのがMicrosoftのTo-Doアプリでやっていることに近いので最近はパソコンが使えない時だけ付箋紙やノートにTo-Doを書いて対応しています。
まとめ
私も40代なので、自分の仕事のスタイルを確立してきているとは思いますが、生来の怠け癖が出てしまうとどうしても楽をしてしまいます。
そんな時に本書のような仕事を早く終わらせるために、どうするべきかということを考えさせてくれる本を読むと少し自分の仕事のやり方を変えてみようと思います。
そうすると別の視点で業務をみることができるようになりますのでやる気が少しでます。また、タスク管理が上手くできていない部下へのアドバイスのネタにもなるので、時間もかけずにタスク管理のエッセンスが凝縮されている本書は若い部下に薦めるにはおススメです。
