以前、私はメールの未読が1,000件以上もあるという仕事のしかたをしていました。
実際には読んでいるのですが依頼関係のメールですぐに取りかかれないものは、忘れないように未読に戻すという操作をしていたのです。
そして、依頼事項を完了したのに未読にした依頼メールを既読にするということをせずに未読メールが貯まっていったのです。
もっと言うとそのままメールサーバの移行があり、過去メールをそのまま引き継いだ際に未読もそのまま引き継がれました。
未読メールに埋もれる仕事をしていたので、それが仕事中の心の中で小さなしこりとなっていました。そうであるがために、他人に自分のメールソフトの画面を見られたくないと思っていたのです。
メールを起点とした仕事が常態化しているため、メールハンドリングは仕事のできるできないに大きく影響してきます。
そんな状況で私が得た結論は、メールは当日中に処理するのが最も効率的ということです。
では、メールを当日中に処理した方が良い理由とその方法について記載いたします。
メールをすべて既読にするだけで当日の業務に達成感が得られる
メールを起点とした仕事をしている人は、私のように未読メールの数がしこりのように気になることがあります。
また、未読メールの件数を同僚にみられると、こんなに読んでいないのかと思われることもあります。
実際には、ダイレクトメールのような広告メールが大量に送られてきていることもあるため、未読メールの件数イコール仕事をしていないということではありません。
しかし、未読メールの数が多い状態は本当に必要なメールが何かをすぐに特定できない状況でもありますので、未読メールを読んで、後でまた読もうと再度未読に戻すことは意味がないのでやめた方が良いです。
まずメールを読んだら、既読の状態にして未読メールの件数を業務終了後にはゼロにしておく、これをやるだけでメールで仕事の依頼事項がされるケースが多い方は当日の業務に対して小さな達成感を得ることができます。
信じられない方も一度騙されたと思って数日やってみることをオススメします。
あとで読み返したいメールにはフラグ付け
さて、一度読んだメールを再度読み返したいと考えることもしばしばあります。
そんなときには、どのメールソフトにもほとんどあるフラグ付け機能を使うことをオススメします。
重要事項だというフラグを送信者がつけてくることもあるのですが、フラグは自分でメールを読んだ際につけた方が良いでしょう。そうでないと重要だという認識にはなりません。
重要かどうかを判断するのは、送信者ではなく自分なのです。
自分で判断することによって、自分の業務をコントロールすることができるようになります。
そして、メールにフラグ付けする方法の場合も日々業務をこなしているとフラグ付きのメールであふれてしまうことがあるため、1週間に一回や1月に1回など自分で決めた頻度でフラグの管理をすると良いでしょう。
この期間は、一つの依頼をこなす期限間の平均で考えるとフラグが貯まりすぎるということはなくなるでしょう。
メールは時系列で管理することもできるので面倒な場合はフラグはそのままでも大きな問題にはなりません。
フラグが多いままでも自分の精神的負担にはならない人はフラグ管理は省略しても良いでしょう。
依頼はToDoツールで期限管理すべき
最後に、メールでの依頼管理方法について記載します。
メールで頼まれた依頼は、フラグ付けや完了するまでメールを未読にするのではなく、自分のToDo管理方法に落とし込むのが良いです。
メールの依頼内容を理解して、依頼者に対応をするかしないか、するならいつまでにするかなどを当日中にメールで返信しておきます。
あとは、それを自分なりのToDo管理の方法に落としてToDoをこなすだけの状態にしておくのです。
ToDoを管理する方法はなにがしか一つのツール（紙の手帳もツール）に集約するようにしましょう。
複数のツールを使い分けようとすると漏れが発生する可能性を高めるだけですので、１つに集約するのがオススメです。
私のToDo管理の方法は、業務で利用しているメールソフトがMicrosoftのOutlookであるため、OutlookについているToDo機能を利用しています。
OutlookのToDo機能が便利なのは、受信したメールをToDoツールにドラッグアンドドロップすることで、メールそのものをToDoにできることです。
この方法を取るとToDoリストから依頼メールも確認することができるため、ToDo化したい依頼メールは読んだらすぐにToDoツールに落とし込むことにしています。
まとめ
一日の業務終了時に達成感を得るためには、なにがしかのルーティンを業務終了時に仕込んでおくのが良いです。
メールを起点として仕事の依頼がくることが多い方は、業務終了時にメールボックスの未読をゼロにすると当日の仕事の達成感を得られます。
当然未読メールをゼロにすることが業務の完了にはならないため、当日中のToDoが完了していることが前提ではあります。
しかし、業務当日のルーティンを確実にこなせているという状態をつくることは精神の安定を保つ上では必要な手続きになります。
仕事に達成感を得られていないと感じている方は、まずは当日の業務終了時に未読メールをゼロにするということからはじめてみてください。
きっと小さな達成感を得られることに気づくはずです。
そうすることで、さらなる成果を得ることもできるようになるでしょう。
