毎回やっていて思っているのですが、社内の関係者とだけでもスケジュール調整にかかる作業時間を減らすことができないものかと考えています。
自分でやらずに営業アシスタントをつけて、スケジュール調整を任せるというのも解決策の一つではありますが、作業時間を減らすという観点においては私の作業時間は減ったけど、私以外に同じタスクが移っただけなので、根本的な解決にはなっていません。
まず私の環境では、スケジュール調整の何に時間がかかっているかを説明します。
スケジュール管理には、MicrosoftのOutlookを全社で利用しています。
正直このOutlookの動作が重すぎるため、自分の予定のみを入れるのであればそれほど操作に時間はかからないのですが、複数名の予定を入れようとした際に、関係者の空き時間を調べて、会議室の空き時間を調べてという作業に時間がかかります。
会議の開催には期限があるため、期限内に予定が登録出来ない場合は、開催したい日程を関係者に伝えて、Outlookに登録されている予定を他に移すことはできないかなどの確認と調整が逐一必要になります。
色々なことが関係者の合議制で進むため、会議が本当に多いのです。このような状況になっているので、中にはメールやチャットでも良いのではないかと思う会議もありますが、急いでいるときは会議をやった方が早いケースもあります、
何のツールで決定するかはその時々の状況により判断することになるということです。
少し話がそれましたが、現状スケジュール調整は関係者の数が増えれば増えるほど、作業時間が増える作業になっています。
Outlookにはスケジュールアシスタントという機能があり、関係者・会議室を登録して、横断的に空き時間を確認する機能はあります。
しかし、この機能は自分の目で登録した人たちの予定を確認する必要があります。この機能を使わないということはありませんが、使っても正直それほど効率化されないのは前述したとおり明らかです。
そもそもOutlookに他人の予定を表示させるという処理が回線帯域の問題とPCスペックの問題、ソフトウェアの作りの問題等もあり、遅いのが非常にストレスになります。
Outlookの処理が速ければそもそもこの記事を書くようなことはなかったかもしれません。
たとえば、私の会社で以前に利用していたdesknet'sというグループウェアでは関係者を登録して会議をやりたい期間を設定すると調整できる日程候補を抽出してくるという機能がありました。これはこれで、まだ足りませんが、現状のOutlookよりはマシな機能です。
会議の条件設定をすることで、日程候補を自動で抽出してくれるOutlookの機能があるのかと思っていましたが、どうやら今のところないようです。
この機能作れそうな気がしますが、そこまで私の考えと技術がついてきていないのが自分としては残念でなりません。
ソフトウェアの力で、私の問題は解決できるとは思っていますが、自分で解決できる術をもっていないのが非常に歯がゆいのです。
作業をする上では、目的を決めて、目的達成の期限を決めて、そこに向けて作業タスクを落とし込んでいくのが効率がよいです。
そういった意味でスケジュール調整（登録）は非常に重要な作業である一方で、関係者間のスケジュール調整は非常に時間がかかりますが、その行為自体にはそれほどのバリューがありません。
だから、自分でやる作業ではないという考えもありますが、システムの力を使えば相当に効率化できることがことがわかっていることを他人に置き換えるという発想を私は好んでいないのです。
自分がやっていて楽しくない作業を他人に任せるのは少し違うなと考えるからです。
少し現状与えられているシステム資源から効率化できる方法がないかもう少し考えてみたいと思ったタスクの話です。
