新型コロナウイルス対策により各社がテレワークを推進しており、様々なWeb会議システムが利用されております。
各社が利用しているWeb会議システムが違うため、私もいくつかのWeb会議システムを利用しています。
いくつかのWeb会議システムを利用しているとはいえ、参加する側は環境さえ整っていればWeb会議システムの利用料はかからないのが特徴です。
そんなWeb会議システム先日W利用していた際に、Web会議の種類にはよらない効果を実感したので、ご紹介します。
Web会議の効果は打ち合わせ場所の制約からの解放
すでに色々な方が記事にしているでしょうし、Web会議システムを販売しているベンダーも言っておりますし、そもそもテレワークを支えるシステムになっているということを鑑みても、Web会議を利用する効果は打ち合わせ場所の制約から解放されることです。
どういうことかと言えば、家にいながらにして関係者と認識あわせの会議ができるということは思っていたよりも効果が大きいということです。
また、社内のメンバーだけでなく関係会社の方々やお客様ともWeb会議ができればこの効果はさらに高まります。
打ち合わせ場所の解放は打ち合わせ時間の削減
では、打ち合わせ場所の解放が効果というはどういうことでしょうか？
なぜ、Web会議による打ち合わせ場所の解放の効果が高いのか。
打ち合わせ場所の解放は打ち合わせ時間の削減を意味しているのです。
打ち合わせ時間の削減とは、Web会議だから雑談が減るとかという話ではありません。
打ち合わせをするには予定をとるというタスクが発生します。
この打ち合わせ予定をとるというタスクに対して障壁となるのが打ち合わせ場所の確保です。
Web会議にすると多くの打ち合わせは自席でもイヤフォンマイクを使えば自席で電話をしているのと同じ状態になるため、場所の確保に時間がとられません。
もしくはちょっとした空きスペースに移動するなどしても良いでしょう。
Web会議の場合は特別な場所をそれほどを考えなくとも良いのです。
また、打ち合わせ場所をとらなくとも良いということは打ち合わせ場所へ移動する時間も必要としなくなります。
Web会議の質が、通常の打ち合わせと変わらないのであれば、打ち合わせ場所の確保と打ち合わせ場所への移動時間分、打ち合わせにかかる時間が削減できるのです。
Web会議は準備が大切
また、Web会議で会議にかける時間を削減できるということ以外にWeb会議を利用するようになって副次的な効果も出てきています。
Web会議になったことで通常の会議よりも前述の時間削減効果により打ち合わせ準備にかける時間を多くとれるようになったと感じています。
どんな会議でも同じですが、打ち合わせ準備をしっかりしておくことで、会議の目的達成率を向上させることができます。
Web会議の主催者は、Web会議はFace to Faceの通常の打ち合わせよりもWeb会議はコミュニケーションロスが発生する可能性が高いと考えるのか、通常の会議よりも準備に気を配っている人が増えているように感じます。
その結果、Web会議の際に準備をしっかりしているのでWeb会議の進行がスムーズになっているように感じます。
これは定常化してほしいところです。
まとめ
Web会議システムの違いにより微妙な使い勝手の違いはあるものの基本機能はどれもほとんど変わりません。
従って、どのWeb会議システムを利用するのかは価格や関係者（会社）が多く使っているものを選択すると良いでしょう。
どのWeb会議システムを利用したとしても、場所の制約から解放されてトータルの作業時間の短縮につながるWeb会議システムはその効果を実感したときからもっと早く使うべきシステムであったということに気がつくでしょう。
ただ、Web会議システムを有効に利用するためにはネットワークの帯域、カメラ、マイクなどの周辺環境は整える必要があります。
Web会議の環境を整えるのは従来型の会議室で行う環境を整えるのよりも相対的には安価になりますので、検討中の企業は早く取り入れた方が良いでしょう。
