ITは、業務の効率化に最適であるという話はしばしば本ブログでも取り上げております。
この効率化を検討する際の観点を今回の記事のテーマとします。
効率化に関する私の現時点の考え方についてまとめて紹介します。
私自身の考えが変わったりすることはよくあることなので、あくまで記事作成時点の考え方となります。
そして、効率化を検討する際には自分だけの視点では限界があるため、様々な人の意見を取り入れることを最初にオススメしておきます。
効率化したいタスクの目的を知る
効率化を考える際に、まず一番はじめに私が考えるのは、なぜ今その効率化したいと思っているタスクをやっているのかという目的を考えることです。
仕事をしていると昔からやっているからとか、他の人がやっているからとか、やれと言われたからという理由で、ただ何となくこなしているタスクがあります。
今自分が取り組んでいるタスクがどのような目的のタスクなのかを意識しないでタスクをこなしている状態ですね。
この状態は、特に効率化を意識しないのであれば、そのままでも良いです。
しかし、効率化を意識するのであれば、タスクの目的を知る必要があります。
タスクの目的を知ることで、今の自分がやっているタスクがその目的を達成するための最短タスクなのかをはじめて検討することができるのです。
究極的には、そのタスクの目的が全体としてみたときに意味のない目的を達成するためのタスクであればそのタスクはやめても良いということになります。
いや、もしかするとあまりにも古くからやっているタスクの場合はすでに別のタスクにより目的は達成されているかもしれません。
その場合は、当然そのタスクをやる意味はありません。
組織で仕事をする以上は意味がないからこのタスクはやめますというのは、子供のわがままに聞こえてしまうため、意味のないタスクをやめる際には組織にあった適切な手続きを取る必要があります。
意味がないと判断したタスクをやり続けることほど、時間の浪費と精神の浪費になることはありませんので、無意味と判断したタスクをやめるための手続きにかかる労力はあまんじて受け入れた方が良いでしょう。
この際に、全部自分でやる必要はありません。
組織としての対応を検討すると良いでしょう。
目的達成のプロセスを検討する
効率化したいタスクの目的を確認したら、次はその目的を達成するためのタスク実行プロセスについて着目します。
基本的に会社内の業務はプロセスではなく、結果（成果）を重視されます。
どんなにプロセスを評価するという組織であっても、人が評価をしている限りにおいては印象に残るのはプロセスではなく成果です。
従って、成果（結果）が伴えばプロセスについては言及されません。
成果を満たすためのプロセスの途中にチェックポイントがある場合には、このチェックポイントを外すことはできませんが、それ以外のプロセスは工夫することができるのです。チェックポイントもその目的を考えて意味がなければ無くすことを検討しても良いでしょう。
常に目的を意識した上で、現状のプロセスが最適なのかを検討することがタスクの効率化につながります。
色々な視点で考える
タスクを効率化するためのプロセスを考える上では、自分一人の視点で考えることには限界があります。
ここは、有識者やまったく当該タスクに詳しくない人など、様々なバックグラウンドを持った人の意見を聞いてみることが効果的です。
自分一人では思いつかないプロセスも、経験の異なる人の意見を聞くことで全く知らないプロセスを知ることができる可能性があるのです。
自分の知識・経験を正しく認識して、知識・経験の異なる人の意見を聞くことはタスクの効率化だけでなく非常に重要なことです。
まとめ
タスクの効率化をする際には、まずは当該タスクの目的を確認することからはじめましょう。
目的を確認した際に、その目的が意味のないことであれば、タスク自体を無くすことを検討すると最大の効率化が謀れます。
そして、目的を明確にすることで目的達成のための最短プロセスを検討できる土台に立てます。
最短プロセス検討の際には、自分一人で考えるのではなく、知識・経験の異なる人たちの意見をなるべく多く取り入れることで、自分では知らない方法を知ることができる可能性もあります。
組織で仕事をするというのは、自分の知識・経験を広げることになりますので、一人で考え込まずに組織内で協力して良い仕事をしたいですね。
