私自身はテレワークをほとんどしていないのですが、会社内ではそれなりにテレワークが取り入れられております。
そのため、会議はWeb会議を利用することが増えてきました。
それなりにWeb会議に関する気づきもたまってきたので、少し整理しておきます。
ちなみに、以前Web会議は段取りをしっかりやることになるため会議がスムーズに進むという話を書いたのですが、今回の記事はWeb会議のデメリットに関するものになります。
カメラ映像はオンにすべき
Web会議をやっているのにも関わらず、私が勤めている会社では回線を圧迫しないためにカメラ映像をオフにした状態で会議をやっております。
Web会議をやりはじめた頃はあまりカメラ映像のオン・オフについて気にすることはありませんでした。
カメラ映像のオフは、回線を圧迫しないためにはしょうがないと考えておりました。
しかし、お客様やそもそもカメラ映像をオフにする方法をしらない方とWeb会議をした際に、相手の顔を見ながらWeb会議をすると顔映像がないときと比べて顔映像がある方が明らかに情報量が多いことを実感しました。
顔映像をみることで、相手の表情や仕草からかなりの情報を受け取っていることがわかったのです。
単なる連絡事項を伝えるWeb会議でなく、何かを決めるWeb会議をするのであればカメラ映像はオンにしておいた方が良いでしょう。
相手の音声入出力環境がわからない
Web会議の一番の問題点は相手の音声入出力環境がわからないことです。
こちらの音声が届いているのかが、相手に確認しないとわかりません。
従って、Web会議をはじめる際には、こちらの声が相手に聞こえているか、相手の声がこちらに聞こえているかを確認するところからはじまります。
ここで、お互いに声が聞こえていると応えていたとしても、キレイに聞こえているかどうかがわからなかったりします。
なので、音声の抑揚による表現を伝えたいとか思ったとしても正しく伝わっていない場合があります。
相手側での音声出力状況をこちらから確認する手段があれば良いのですが、現状は相手がクリアに聞こえなくなったタイミングで話題を切って、再度発言を求めるなどしないとしっかりとした会議は行えません。
しかし、話を途中で切るのがなかなか上手くできない場合もあるので、音声環境問題と割り切って思い切って介入することを善しとする文化形成が当面は必要だと考えます。
テレワークだと通信環境もまちまち
そして、Web会議をぶち壊す最も悪しき原因となるのがテレワーク時の通信環境は個人の家の環境に依存するということです。
一番話を伝えたい人の環境が万が一貧弱であった場合には、Web会議が成立しないこともあります。
そもそも通常の対面会議と比べて、前述のようにWeb会議では情報量に差が生じてしまいます。従って環境差異により、まともなWeb会議ができないのであれば目も当てられません。
個人宅のインターネット環境を整備することに会社がどれだけコストを出すかという問題も発生してきます。
この点は、テレワークを推進していく上での課題となっています。
今後ネットワーク環境の整備はますます重要な社会課題となっていくでしょう。
まとめ
Web会議自体は、通常の打ち合わせをやる分にはそれほど気になる課題はなくむしろ段取りをしっかりやることで通常の準備が整っていない対面会議をやるよりも良いものだと考えております。
一方で、環境による情報量の差が発生した時に不便さを感じることもあります。
なるべく通常の対面会議にせまる情報量を準備するために環境改善への投資はすべきです。
Web会議環境を整備することで、通常の対面会議と情報量の格差をなくし、むしろ距離のデメリットを無くすことができるWeb会議は今後ますます重要なシステムとなっていくでしょう。
ぜひ会社にはWeb会議環境の整備に投資してもらいたいところですね。
