私が勤めている会社では、新型コロナウイルス対応にて在宅勤務者が増えたことにより、急速にMicrosoft Teamsの利用が活発化してきている。
以前から、Office365を利用していたものの従来からあるExcel、PowerPoint、Outlook、Wordなどのアプリケーションしか使っていなかったのが、いきなりTeamsである。
Teamsについてはコラボレーションツールとして、Web会議やチャットなどを主に利用しているのですが、Teamsの名のとおりプロジェクトの関係者でチームを作り、さらにそのチーム内の特定の課題を共有するためにチャネルを作ってその中で業務を進めることができる。
このTeamsをどのように業務に使うのが便利で業務効率があがるのかを目下検討中なのだが、とりあえず少し使い方について整理しておこうと思う。
チャットでのコミュニケーション
まず、Teamsは基本的にはチャットツールだと考えた方が良い。
その上で、先日当ブログにも書いたのだが、メールとチャットの違いを考慮した利用をするのが基本だろう。
つまり話をしたい人の席に言って少し話をするぐらいで済むような用事をTeamsのチャット機能で済ませる感覚だ。
この場合は、単純にTeamsのチャット機能で相手のオンライン状況を確認しつつ、話したい内容を入力するという感じだ。
そうすることで、ちょっとした課題を解決することができるだろう。
チャットログの有効活用
チャットツールの便利なところは（メールでも同じだが）、やり取りした過程がテキストで残るというところだ。
このチャットログが業務上のノウハウとして他者にも有効な情報になると判断できれば、それをマニュアル化してしまえば良い。
ちょっと席に行って口頭で話をして問題を解決する。
この場合には、個人の頭の中にしか情報が残らないため、問題は解決するが組織の問題解決のノウハウとして残すことが難しい。
これをチャットで問題解決しておくと問題解決の過程がデータとして残るので、その後に解決方法のノウハウを記録したり、解決の過程を共有することが容易にできる。
この手法を使うと組織内の問題解決コンテンツは爆発的に増えるだろう。
情報の整理は必要
チャットの利用が促進されて問題解決コンテンツが増えたとしても整理して共有しないと結局は役に立たないコンテンツを量産していることになる。
そこで情報整理するには、そのままチャットで話を続けてもいいのだけど、共有したい情報をノートに書きだすなり、Wikiに書きだすなりすると整理しやすい。
TeamsではTeams上に従来からあるOfficeアプリやWikiなど別のアプリケーションを利用することができるので、チーム内で共有したいノウハウをWikiを作って残しておくことができる。
チャットで話続けていると情報が流れてしまうので、使いたいときに探すのに時間がかかるということになるので、一つのコンテンツにできると思ったところで、Wikiに書き出しておくとよい。
そして、そのコンテンツが陳腐化した時には更新するか削除すればよいのだ。
色々なコミュニケーションツール
Microsoftは現在コミュニケーションツールとして、Outlook、Teams、Yammerの3種類を提供している。
各々コミュニケーションが取れるということでは共通しているのだが、コミュニケーションを取るための目的が微妙に違うため、便利に使うのであれば目的にあわせて使い分けた方がよさそうだ。
Outlookはメールとして、フォーマルな使い方。Teamsはチャットとして、少し崩したインフォーマルな使い方。Yammerは発信先を意識しないつぶやき（実際にはグループが作れるので、発信先を意識することはあるのだけど、それに固定せずに情報の広がりを大事にする感じの使い方が良いのだろう）。
正直Yammerは企業内に必要なツールなのか若干疑問なところもあるのだが、企業内の誰がノウハウを持っているのかわからないような状況において、呟いておいたことにより、たまたま解決されるみたいな緩い問題解決手段があってもいいよねという考えの基に成立するツールだと思う。問題解決以外にも、うちの会社にこんな人いるんだみたいな使い方もできてコミュニケーションの幅が広がることを期待するツールといった感じだ。
まとめ
チャットによるコミュニケーションを従来から取り入れている企業は、もっと先進的な使い方もしているのだろうが、まずはメールとの使い分けを意識しつつ、重要な情報は後から共有できるように整理して情報を残するという使い方がTeamsを使う上では大事な考え方だと思う。
Web会議を主なTeamsの使い方にしてしまうともったいないのだが、Web会議中も会議のノートを取る機能がある（当社では何故かこの機能が使えなくなっているが・・・）ので、これで会議と同時並行で議事録を取っておくと時間が無駄にならないだろう。
ただ、この際にはキータイプの音がマイクに拾われないようにイヤフォンマイクを使った方が良い。
コミュニケーションは同じ場所で、対面し、口頭で行うということが今後は減っていくだろう。
その際に、Teamsのようなツールを使い慣れているのといないのとで業務効率に差が出ることがないようにツールを使うことが目的にならない範囲で使いこなしていきたい。
