会社で働いていると情報共有においても色々なソフトウェアを使うことがあります。
ホワイトカラーの業務をやっていれば、もはやパソコンを使わないで仕事をしている人はほとんどいないのではないでしょうか？
その中でもeメールの利用はオフィスワークに大きな変革をもたらしたでしょうし、最近ではメールだけでなくチャットツールも普及してきているように感じます。
情報共有の仕方や情報整理の仕方について、メールとTeams（チャットツール）で比較した場合にどちらが便利に使えるかを考えてみます。
メールとTeamsによる情報整理方法の違い
同僚との情報共有をする上で、従来はメールを利用することがほとんどだったと思いますが、コミュニケーションツールの変遷により最近はチャットツールを利用することが増えてきたと思います。
ただ、どのようにメールとTeamsのようなツールを使いわけるべきかを明確に定義している会社は少ないのではないでしょうか？
まずメールでストックしている情報は、要件種類、相手、日付などいくつかの項目で検索できます。さらに、メールの受信フォルダにカテゴリを作成して読み終わったメールを仕分けしておくということで検索性を高めている人もいるでしょう。
受信フォルダにカテゴリを作成したら、自動的に仕分けされるようにルールを設定することもあるのではないでしょうか。
ただ、この仕訳けルールに合致しないメールは手動でカテゴリを追加するか既存のカテゴリに仕分けする必要があります。
メールによる情報整理はこのような方法を取るでしょう。
では、Teamsによる情報整理の方法をご紹介します。
私が行っている方法は、あらかじめ検討したい話題や解決すべきプロジェクトについて、検討メンバーが入れるチーム（Teamsの情報共有するグループの名称）を作成します。
次にその話題やプロジェクトで検討すべき（共有すべき）話題のチャネル（メールソフトのカテゴリの位置づけ）を作成します。
基本的にはその話題のチャネルでは、その話題だけを検討メンバーと議論（チャット）することになります。
この方法を取ることで、そのチャネルではあらかじめ指定した話題しか残らないことになります。
インターネットの特定話題の掲示板に近い情報共有方法と言えるでしょう。
事前整理か事後整理か
メールではルールによる自動仕分けはできるものの基本的な考え方はメールを受信してから事後的に情報を整理することになります。
Teamsではあらかじめ議論する内容をチャネルで定義しておくことで、事前に情報を整理しています。
もちろん、Teamsの場合には議論が発散してしまいチャネルの話題からそれることもあるでしょうが、チャネルを意識させることであまり脱線はしませんし、その課題（チーム）を解決するためのチャネルをあらかじめ定義しておくという行為がその後の課題解決の進め方を常に見える化した状態にしてくれます。
チームは課題解決以外に、ただの情報共有目的のものもありますが、何の情報を共有するかを定めておくことで、その情報がどこにあるかがわかりやすくなります。
また、チームの参加者がすべて同じチャネルの名称で情報管理することになるため、チーム内での情報名称の共有化が進みます。
メールの受信フォルダのカテゴリは個人毎に設定することになるため、整理の精度が個人に依存してしまうのが問題だと感じておりました。
一方で、あらかじめ検討する話題をチャネルで定義しているTeamsでは情報の認識相違が発生する可能性が情報名称の共有化を進めているTeamsを利用していた場合には、メールのみで情報共有をしている時よりも低いと感じております。
まとめ
情報整理の方法は個人により様々な方法があるかと思いますが、チームで同じ方法（名称）を取った方が認識相違が起こる可能性を低減する効果が高いと感じております。
また、Teamsを開けば現在活動しているチームが活性化しているので、この中で議論を深めていくことができ仕事を効率的に進められます。
メールによる情報共有よりもTeamsによる情報共有を行った方が個人で仕事をしていないのであれば、効果的だと感じます。
Teamsを積極的に使い始めたのは最近であり、ソフトとして使いづらい部分もあります。
また、Teams内のチームやチャネルの数が増えてきた時に情報整理ができなくなる可能性を懸念していますが（不活性になったチームは非表示にすればいいと考えているが）、まだまだ使い込みが足りないため、そのような心配はありません。
現在Teamsの利用が急速に普及していると感じております。
引き続き便利な使い方を検討していき、気づきがあれば記事にしていきたいと思います。
