仕事をする上では、いるのかいらないのかが判断できないくらい沢山の文章を書いたり、計算資料を作成したりと日々様々な資料を作成しています。
そんな資料を作成して誰かにみてもらう前にはセルフチェックは欠かせません。
システム開発においても自身が書いたプログラムが仕様通りに動作するか確認するテストの工程は欠かせませんよね。
プログラムは仕様通りに動作するかをテストで確認するため、セルフチェックの観点はダメな仕様書でない限りはわかりやすいです。
一方で、このブログもそうですがメールの文章や資料の文章には正解がないため、セルフチェックをしようにも明確な観点がないため、チェックが非常に難しいです。
とはいえ、そういったセルフチェックが難しいような作成物であってもチェックを怠ることは得策ではありません。
なぜなら、あまりにも出来の悪い作成物を提示してしまっては、自分の評価が上がることはないからです。
どうしてもセルフチェックができないのであれば、第三者によるレビューを受けるべきです。
ただ、このレビューを受けるときでさえ、自分としてはやれるべきことはやった作成物と手を抜いた作成物では印象がまるで違うということを覚えておいた方が良いでしょう。
たとえば、作成物が文章であれば、最低限誤字脱字のチェックは自分でやるべきです。誤字脱字の多い文章は、閲覧者の気持ちを誤字脱字に向けてしまい中身の議論ができなくなるからです。
計算資料の作成物であれば、合計欄をもうけて、縦の合計、横の合計がしっかり合うか、計算途中の抜け漏れがないかなどを確認すべきです。
計算手法が違うというのは、自分では気づけないことだと思いますので、自分としてはなぜその手法を使ったのかが説明できれば良いでしょう。
時間がなくて確認できなかったは、正直最低の言い訳です。
時間管理を含めて仕事です。
そして、覚えておいた方が良いのは作成物の提出期限に余裕があるのであれば、作成物は作成した翌日にセルフチェックした上で提出した方が良いということです。
作成した直後というのは、やりきった満足感により実際にはまともなセルフチェックができていないケースが多いです。
特に文章の作成物は、推敲しながら文章を書いているため、翌日自分で読み返すと支離滅裂な内容になっていることがしばしばあります。
私の場合この現象は、メールの文章でよく起こります。
メールは書いたら、一度読み返して送信するのですが、読み返したはずなのに、後日送信済みメールのチェックをすると誤字脱字はあるし、文章の意味がとれないしで、大変恥ずかしいことになっています。
タッチタイピングで文章をみながらタイピングしていても、このようなミスはなくならないのです。
最近では、ＡＩが文章作成する研究も進んでおりますが、一から文章をＡＩに作成させるよりは作成した文章のレビューに使った方が効果は早く得られるのではないかと思います。
とはいえ、日本語のチェックは容易ではないでしょうから技術の進歩を待つよりは自分なりのチェック方法を確立した方が良いですね。
既に、誤字脱字のチェックであれば、ある程度はソフトウェアの力を使えば確認することができます。
Microsoft Wordなどのワードプロセッシングソフトウェアであれば、スペルチェック機能により文章のゆらぎなどのチェックもできるため、論文作成や仕様書作成には積極的にこのようなソフトウェアを利用した方が良いでしょう。
ソフトウェアの力を上手く活用することで、チェック時間の短縮化を図ることができます。
セルフチェックは、どのような観点でチェックするかを作成する前に決めておくのも効果的です。
この工程を踏むことで、まず作成物の全体感を確認することになるため、場当たり的な作成になりません。
セルフチェックができていない作成物は、確認した相手からは手を抜いたと思われてもしょうがないため、作成物の種類に応じたチェック方法を確立することをオススメします。
にほんブログ村